時間是唯一無法賺回、儲存或借用的資源。然而，大多數專業人士從未學過如何刻意地管理時間，反而承襲了被動、由需求驅動的工作模式，使他們永遠忙碌卻始終落後。研究一再顯示，最高績效者並非工作時數最多的人，而是以最高度的意圖性來分配時間的人。
Microsoft Research（2014）的一項研究發現，知識工作者每天多達 65% 的工作時間花在會議、電子郵件與行政事務上，這些活動製造了忙碌，卻鮮少創造價值。忙碌與生產力之間的落差，是現代職場生活最具代表性的挑戰之一。
的工作時間花在會議、電子郵件與行政事務上（Microsoft, 2014）
因時間管理不善而造成的平均每日生產力損失（Atlassian, 2019）
受到干擾後重新專注所需的平均時間（Mark et al., 2008）
關於任務完成的研究一再顯示，待辦清單難以準確預測實際會完成的事項。蔡加尼克效應（Zeigarnik Effect, 1938）證明，未完成的任務會持續占用認知資源，形成心理負擔，降低專注工作的品質。時間區塊化，即將特定任務安排在特定時段，透過消除「我現在該做什麼？」這個不斷出現的決定並減少認知負荷，來解決此問題。
Newport（2016）與 Ariely（2012）的研究都指出，「深度工作」，即在不受打擾的區塊中完成的專注且認知要求高的工作，是與高價值專業產出關聯最強的活動。要守護這些區塊，就必須以對待外部承諾同等的紀律來看待它們。
認知科學證實，人類無法有效同時維持超過兩到三項優先事項（Miller, 1956）。試圖追求超過此數量的組織與個人，始終成就更少。有效的時間管理始於一項毫不留情的優先排序練習：本週最重要的一兩項成果是什麼？其餘一切不是委派、延後，就是捨棄。
「你不需要更多時間。你需要決定什麼重要，並守護你已擁有的時間。」
有效的時間管理與能量管理密不可分。Loehr 與 Schwartz（2003）的研究確立，績效能力並非取決於工作時數，而是取決於投入這些時間的能量品質。他們的四能量模型，即身體、情緒、心智與精神，提供了一套框架，用以管理不僅是你做了什麼，還有你以何種狀態面對它。
高績效者會保留自己能量最高的時段，用於最具挑戰性的工作。他們刻意安排恢復時間。他們體認到，持續的績效並非來自更賣力地埋頭苦幹，而是來自在專注投入與真正休養之間的交替擺盪。