成功を掴むための時間管理術

時間とは、取り戻すことも、蓄えることも、借りることもできない唯一の資源です。それにもかかわらず、大半のプロフェッショナルは時間を意図的に管理する術を教わったことがなく、代わりに、受動的で要求に振り回される働き方のパターンを受け継ぎ、常に多忙でありながら絶えず後手に回っています。研究が一貫して示しているのは、最も高い成果を上げる人々とは、最も長時間働く人々ではなく、最大限の意図をもって時間を配分する人々だということです。

Microsoft Research（2014年）による調査では、ナレッジワーカーが就業日の最大65%を会議、メール、事務作業に費やしていることが明らかになりました。これらは活動を生み出しはするものの、価値を創出することはめったにありません。多忙さと生産性の隔たりは、現代のプロフェッショナルな生活を特徴づける課題の一つです。

効果的な時間管理の科学

タイムブロッキング — ToDoリストではなく

タスク完了に関する研究は、ToDoリストが実際に何が達成されるかを予測する指標としては不十分であることを一貫して示しています。ツァイガルニク効果（1938年）は、未完了のタスクが認知資源を絶えず占有し続けることを実証しており、これが集中作業の質を低下させる精神的負荷を生み出します。特定のタスクを特定の時間枠に割り当てるタイムブロッキングは、「今、何をすべきか」という絶え間ない判断を取り除き、認知的な負担を軽減することで、この問題を解決します。

Newport（2016年）とAriely（2012年）の研究はいずれも、中断されることのないまとまった時間枠のなかで完遂される、集中的で認知的に高度な作業である「ディープワーク」を、価値の高いプロフェッショナルな成果と最も強く相関する活動として特定しています。こうした時間枠を守るには、外部との約束事と同じ規律をもって扱う必要があります。

二つの優先事項の原則

認知科学は、人間が同時に二つないし三つを超える優先事項を効果的に維持することはできないことを裏付けています（Miller, 1956年）。これを超える数を追求しようとする組織や個人は、一貫してより少ない成果しか上げられません。効果的な時間管理は、徹底した優先順位づけの作業から始まります。すなわち、今週最も重要な一つか二つの成果は何か、ということです。それ以外のすべては、委任するか、先送りするか、あるいは切り捨てられます。

「必要なのは、より多くの時間ではありません。何が重要かを決断し、すでに手にしている時間を守ることです。」

エネルギーという次元

効果的な時間管理は、エネルギー管理と切り離すことができません。LoehrとSchwartz（2003年）の研究は、パフォーマンスの能力が労働時間ではなく、その時間に注がれるエネルギーの質によって決まることを明らかにしました。彼らの四つのエネルギーモデル — 身体的、感情的、精神的、そしてスピリチュアル — は、何をするかだけでなく、それにどう臨むかを管理するための枠組みを提供します。

ハイパフォーマーは、最もエネルギーの高い時間帯を、最も負荷の大きい作業のために確保します。彼らは意図的に回復の時間を計画します。そして、持続的なパフォーマンスとは、より懸命に打ち込むことの産物ではなく、集中的な努力と真の再生とのあいだを行き来することによって生まれると認識しています。